Política de privacidad
Última actualización: 15/09/2026
SpotLinker es una plataforma empresarial (B2B) de gestión de puestos, salas, check-in y servicios asociados al lugar de trabajo. El acceso lo gestiona tu empresa (cliente de la plataforma).
1. Quién es responsable
El responsable del tratamiento de tus datos personales en el día a día es tu organización (empleador o entidad que te da acceso). El proveedor de la plataforma SpotLinker actúa como encargado / proveedor técnico para prestar el servicio contratado por esa organización, siguiendo sus instrucciones y bajo un contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD). No usamos tus datos para fines propios.
| Titular / encargado | HLSNew EAR · E70805429 |
|---|---|
| Domicilio | Alonso de Covarrubias, 5 · 28806 Alcalá de Henares (Madrid) |
| Contacto | soporte@hlsnew.com |
2. Qué datos se tratan
Según cómo configure tu empresa el servicio, pueden tratarse:
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, identificadores internos, cargo, departamento, centro o edificio, colectivo y perfil de permisos. De forma opcional, teléfono móvil y foto de perfil.
- Datos de uso del workplace: reservas de puesto o visita, salas, check-in / check-out y asistentes.
- Incidencias y comentarios que registres en la aplicación, incluidas las fotos que adjuntes, y las respuestas a encuestas.
- Preferencias (idioma, zona horaria, tema, vista, avisos) y tokens de notificaciones push del dispositivo.
- Datos técnicos de seguridad: registros de acceso e intentos fallidos, IP, navegador y sistema (user agent), nombre y huella del dispositivo, autenticación / MFA y trazabilidad de las acciones relevantes (bitácora).
La contraseña se almacena siempre cifrada mediante función hash —nunca en claro— y se guarda un historial de contraseñas anteriores con el único fin de impedir que se reutilicen.
3. Para qué se usan
- Prestar el servicio de reservas, salas, escaneo QR e incidencias.
- Garantizar la seguridad de la cuenta y del acceso.
- Enviar avisos operativos (si están activados) relacionados con el servicio.
- Soporte técnico a tu organización cuando lo solicite.
- Informes y estadísticas de ocupación y uso de los espacios para tu organización, agregados siempre que sea posible.
No usamos tus datos para publicidad ni seguimiento entre apps. SpotLinker no realiza tracking publicitario ni venta de datos personales, no elabora perfiles comerciales y no toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti.
4. Base jurídica y encargados
El tratamiento se enmarca en la relación laboral / contractual con tu empresa y en el contrato de servicio de la plataforma. Tu empresa define finalidades concretas y plazos de conservación conforme a su política interna y a la normativa aplicable (p. ej. RGPD). Con carácter general la base será la ejecución de esa relación, el interés legítimo de tu empresa en organizar y proteger sus instalaciones y sistemas, y el cumplimiento de sus obligaciones legales. Cuando algún tratamiento concreto requiera tu consentimiento, se te pedirá de forma separada y podrás retirarlo.
5. Quién puede acceder a tus datos
- Personal autorizado de tu empresa, según el perfil de permisos que tenga asignado.
- Empresas contratistas (limpieza, mantenimiento, seguridad) únicamente respecto de los partes y tareas que les correspondan.
- Proveedores tecnológicos que actúan como subencargados: alojamiento e infraestructura, almacenamiento de archivos e imágenes (Azure Blob Storage, Microsoft), envío de notificaciones push (Firebase Cloud Messaging, Google), envío de correo y, si tu empresa lo activa, sincronización de calendarios con Microsoft 365 e inicio de sesión corporativo (SSO/SAML).
- Autoridades y juzgados, cuando exista obligación legal.
Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. En ese caso la transferencia se ampara en las garantías del capítulo V del RGPD (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea).
6. Cuánto tiempo se conservan
El plazo lo fija tu empresa. Como criterio general, los datos de tu usuario se conservan mientras mantengas acceso a la plataforma y, después, bloqueados durante los plazos de prescripción legal aplicables. Los registros de seguridad y la bitácora se conservan el tiempo necesario para su finalidad de auditoría.
7. Tus derechos
Puedes ejercer acceso, rectificación, oposición, limitación, portabilidad o supresión ante tu empresa (administrador, IT o RR. HH.), así como retirar los consentimientos que hayas dado. Si nos llega una petición directamente, la trasladaremos a tu organización. Para ayuda técnica del proveedor: soporte@hlsnew.com.
Cómo solicitar la eliminación de datos: eliminación de datos. Los ajustes que puedes cambiar tú mismo están en opciones de privacidad.
También puedes reclamar ante la autoridad de control competente. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo: cifrado de las comunicaciones, contraseñas con función hash, doble factor de autenticación, control de dispositivos de confianza, listas de direcciones IP permitidas, separación de datos por cliente y registro de accesos. Ningún sistema es infalible: si se produjera una brecha que afecte a tus datos, se notificará conforme a los arts. 33 y 34 RGPD.
9. Cookies y almacenamiento local
La plataforma usa exclusivamente cookies y almacenamiento técnicos, necesarios para que funcione: mantener tu sesión abierta, recordar el dispositivo de confianza, conservar tus preferencias de idioma, tema o vista y proteger los formularios frente a falsificación de peticiones (CSRF). No se instalan cookies publicitarias ni de analítica de terceros, por lo que no requieren consentimiento previo (art. 22.2 LSSI-CE). Puedes borrarlas desde tu navegador, con la consecuencia de que se cerrará la sesión.
10. Menores
SpotLinker es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de 14 años.
11. Actualizaciones
Esta página puede actualizarse para reflejar cambios del servicio. La versión publicada en esta URL es la vigente, con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán además a las empresas clientes.
Privacy policy
SpotLinker is a business (B2B) workplace platform. Access is managed by your company. Your organisation is the primary data controller; the platform provider processes data to deliver the contracted service as a processor under Article 28 GDPR, and never for its own purposes.
Data may include account details (name, corporate email, job title, department, site, permission profile; optionally mobile phone and profile picture), desk/room/visit bookings, check-in activity, incidents and attached photos, survey answers, notification tokens, interface preferences, and security data (access and failed-login logs, IP, user agent, device name and fingerprint, hashed password and password history, two-factor codes, audit log). It is used to provide the service, protect accounts, send operational alerts, produce occupancy reporting for your organisation, and support your organisation. We do not use personal data for advertising or cross-app tracking, do not sell it, and do not make automated decisions with legal effects.
Recipients and transfers. Authorised staff of your company, contractors for the tasks assigned to them, and technology sub-processors: hosting and infrastructure, file and image storage (Azure Blob Storage, Microsoft), push notifications (Firebase Cloud Messaging, Google), email delivery and — where enabled — Microsoft 365 calendar sync and corporate SSO/SAML. Where a provider processes data outside the EEA, transfers rely on the safeguards in Chapter V GDPR.
Retention and security. Retention is set by your company; as a rule your data is kept while you retain access and is then blocked for the applicable statutory limitation periods. Security measures include encryption in transit, hashed passwords, two-factor authentication, trusted-device control, IP allow-lists, per-client data separation and access logging. Only strictly necessary cookies and local storage are used (session, trusted device, interface preferences, CSRF protection). SpotLinker is a work tool and is not directed at children under 14.
Exercise your rights with your company. Technical support: soporte@hlsnew.com. Data deletion: data deletion. Privacy choices: privacy choices. You may also lodge a complaint with your supervisory authority; in Spain, the Spanish Data Protection Agency (www.aepd.es).